Quy trình đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp hiệu quả đến mức nào? Khi quy trình này được thực hiện một cách tối ưu, thì việc phát triển nhân viên mới sẽ hiệu quả và các quy trình kinh doanh của công ty được tạo điều kiện thuận lợi. Sau đây, giaiphapnhansu.com.vn chỉ ra cách xây dựng một quy trình đào tạo hiệu quả cho những nhân viên mới được tuyển dụng.

1. Tại sao cần có quy trình đào tạo nhân viên mới?

Khi những nhân viên mới được hỏi họ đã trải qua ngày đầu tiên đi làm như thế nào, họ thường nhận được nhiều phản hồi tiêu cực hơn là tích cực.

Họ rất buồn chán, “bơi” trong môi trường xung quanh mới và bị bỏ bê.
Tại sao vậy?
Một vấn đề lâu đời mà những nhân viên mới gặp phải khi làm việc với môi trường mới là có quá nhiều thông tin để ghi nhớ và học hỏi. Trong khi thời gian quá ngắn. Điều đó gây ra rất nhiều áp lực cho ngày đầu tiên đi làm của bạn. Và nếu các hướng dẫn nhân sự không nhiệt tình và công ty không có một quy trình đào tạo hiệu quả cho những nhân viên mới, mọi thứ sẽ chỉ trở nên tồi tệ hơn.
Và nhân viên có khả năng bị sa thải hoặc cho nghỉ việc ngay trong những ngày hoặc tháng đầu tiên bắt đầu một công việc do kết quả của việc “bơi” qua mớ bòng bong của các thủ tục giấy tờ, kiến ​​thức và áp lực công việc không thể có được.
Để duy trì đội ngũ lâu dài, quá trình đào tạo nhân viên mới là vấn đề mà mọi công ty cần chú trọng.

• Giảm căng thẳng cho nhân viên mới: Giới thiệu nhân viên của bạn với môi trường. Điều này khiến nhân viên cảm thấy nhẹ nhàng hơn. Đây là bước đầu tiên để một nhân viên mới làm quen với công ty.
• Xác định công việc của nhân viên trước: Điều này sẽ giúp nhân viên bắt kịp công việc mới. Nó cũng tiết kiệm rất nhiều tiền bạc và thời gian trong việc đào tạo nhân viên mới.
• Thúc đẩy hiệu suất cao nhất của nhân viên: Nếu người sử dụng lao động có thể thiết lập quy trình đào tạo hiệu quả cho nhân viên mới, họ sẽ khuyến khích nhân viên đạt hiệu suất cao nhất, tăng năng suất, giữ chân nhân viên và tăng khả năng giữ chân khách hàng. Họ có thể thỏa mãn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Tiết kiệm thời gian cho giảng viên / quản lý: Nói một cách đơn giản, nếu định hướng ban đầu tốt, giảng viên sẽ không tốn thời gian và công sức để hướng dẫn cho nhân viên. Quản trị viên có thể quản lý hiệu quả mọi người trong tổ chức của họ chỉ bằng cách mở rộng các định nghĩa này.

2. Thế nào là quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả?

Nhà tuyển dụng nên tự đặt câu hỏi để xác định những điều chỉnh chính đối với quy trình tuyển dụng nhân viên mới theo đặc điểm kinh doanh và môi trường làm việc của từng công ty.

Việc xác định phương hướng trong việc đào tạo nhân viên mới để nhanh chóng hòa nhập vào môi trường chung của mỗi công ty sẽ giúp các công ty xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả và đảm bảo các yếu tố sau:

1. Nhân viên mới được định hướng công việc ngay từ đầu

Mỗi nhân viên được đảm nhiệm một vị trí khác nhau trong công ty với các yêu cầu công việc cụ thể.

Nếu nhân viên nhân sự của tổ chức bạn có thể giúp những người mới thuê xác định các nhiệm vụ công việc cụ thể mà họ cần thực hiện, điều đó sẽ giúp họ lựa chọn các nhiệm vụ mới một cách nhanh chóng và đẩy nhanh và phát huy hiệu quả.

Điều này cũng làm giảm đáng kể thời gian và chi phí đào tạo nhân viên mới.

2. Nhân viên mới hòa nhập nhanh với môi trường làm việc và văn hóa công ty

Các chuyên gia phát triển nguồn nhân lực của công ty phải đảm bảo rằng nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào công việc kinh doanh và gia nhập một cách hiệu quả.

Tất cả những người mới tuyển dụng phải hiểu rõ lịch sử, giá trị, văn hóa và cách thức quản lý công ty của công ty để họ có thể tìm hiểu công việc kinh doanh một cách nhanh chóng và tận dụng tối đa.

Bằng cách giới thiệu nhân viên mới với mọi người trong công ty, khuyến khích họ ngay từ khi bắt đầu làm việc và chia sẻ thông tin, nhân viên mới cảm thấy thoải mái và tử tế. Nếu bạn làm tốt điều này, có nghĩa là bạn đã tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Hội nhập nhanh chóng tạo ra năng suất lao động hiệu quả.

3. Nhân viên mới tiếp thu nhanh và phát huy hiệu quả công việc

Ngoài việc đào tạo định hướng nghiệp vụ cho nhân viên mới, chúng tôi không chỉ thu thập những thông tin cần thiết để hòa nhập vào công ty mà còn đào tạo các kỹ năng chuyên môn phù hợp với từng vị trí và cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết cho công việc là yêu cầu bắt buộc.

Những gì bạn cần cho quá trình tuyển dụng nhân viên. Bằng cách có được các kỹ năng công việc cần thiết, những người mới được tuyển dụng có thể nhanh chóng đồng hóa vị trí, cảm thấy rằng năng lực của họ phù hợp với vị trí đó và xây dựng kế hoạch cụ thể cho sự phát triển nghề nghiệp của họ.

Khi động lực làm việc tăng thì năng suất lao động tăng, tốc độ luân chuyển cũng tăng theo. Đây là kết quả của quá trình đào tạo nhân viên

5 bước đào tạo nhân viên mới hiệu quả

Mỗi nhân viên mới hòa nhập vào công ty và thúc đẩy hiệu quả công việc là một thành công của quá trình đào tạo nhân viên mới. Dưới đây là 5 bước bạn có thể làm theo để thực hiện một quy trình đào tạo tuyển dụng mới hiệu quả.

Bước 1: Chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới

Sau khi đợt tuyển dụng nhân sự kết thúc và doanh nghiệp tìm kiếm được những nhân sự mới tiềm năng và phù hợp, bộ phận phụ trách công tác tuyển dụng cần gửi email đến tất cả các phòng ban liên quan trong công ty để thông báo và chuẩn bị những việc cần thiết.

Việc chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới bao gồm: bàn làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, danh sách điện thoại và email liên hệ,…

Về một quy trình cụ thể, bạn có thể tham khảo quy trình sau:

• Trước ngày làm việc: Gửi trước tài liệu đào tạo nhân viên để giúp nhân viên mới nắm bắt tình hình nhanh hơn.
• Ngày làm việc đầu tiên: Giới thiệu nhân viên mới với team và công ty; Giải đáp những thắc mắc của họ. Điều quan trọng là phải giúp cho không khí trở nên thoải mái nhất có thể. 
• Sau 1 tháng làm việc: Đào tạo nghiệp vụ liên quan; Cho nhân viên tham gia các khóa huấn luyện; Kiểm tra định kỳ các kỹ năng của nhân viên. 
• Sau 3 tháng làm việc: Tiếp tục nâng cao kỹ năng nghề; Tổ chức các hoạt động bên lề; Đánh giá và góp ý.

Bước 2: Chào đón nhân viên mới

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các công cụ làm việc cần thiết cho nhân viên mới, việc chào đón nhân viên mới cũng cần có sự chuẩn bị để tạo cho họ có cảm giác thoải mái và sự thân thiện dễ dàng hoà nhập. Việc chào đón có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như:

• Tổ chức một buổi chào đón chung dành cho các nhân viên mới. Một buổi tiệc nhẹ để các nhân viên mới và cũ làm quen với nhau cũng là một cách hay để áp dụng trong việc này.
• Sắp xếp nhân viên chào đón và hướng dẫn họ ngay từ những lúc đầu tiên để nhân sự mới không cảm thấy bỡ ngỡ.
• Sự hướng dẫn về vị trí làm việc cũng như các phòng chức năng trong công ty để nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường mới.
• Văn hoá doanh nghiệp cần được phát huy tối ưu và hiệu quả bằng sự thân thiện chào đón của nhân viên cũ dành cho nhân viên mới.

Bước 3: Thực hiện chương trình đào tạo về thông tin chung và hướng dẫn kinh doanh

Để giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt thông tin chung về công ty, phong cách lãnh đạo cấp cao, đồng thời giúp nhân viên mới giao lưu và lập kế hoạch phát triển nghề nghiệp trong tương lai, công ty cung cấp thông tin về nhân viên mới như: Bạn phải cung cấp đầy đủ thông tin.

• Giới thiệu khái quát về lịch sử thành lập và các hoạt động của công ty.
• Mục tiêu hoạt động, cơ cấu tổ chức, nội quy, chính sách và hướng dẫn đối với nhân viên của công ty.
• Quy trình làm việc trong công ty: các mô hình và thông lệ được sử dụng trong công ty, giờ làm việc.
• Hệ thống thông tin liên hệ của công ty (email, điện thoại, web, CRM,…).
• Có thể chuẩn bị trước những tài liệu này bằng cách in tờ rơi giới thiệu công ty cho từng nhân viên mới để có thể giới thiệu khi cần thiết.

Bước 4: Đào tạo Kỹ năng Chuyên nghiệp

Tùy thuộc vào nhiệm vụ của mình, các tân binh có thể được đào tạo chuyên môn phù hợp để tiếp nhận thành công vị trí này. Ngoài việc bồi dưỡng kiến ​​thức chuyên môn, quá trình đào tạo kỹ năng nghề nghiệp giúp xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và tạo điều kiện phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác trong công ty để phát triển các kỹ năng chuyên môn cũng giúp ích.

Ngoài những kiến ​​thức liên quan trực tiếp đến công việc của mỗi nhân viên mới, công ty còn phải cung cấp cho các bộ phận khác những kiến ​​thức và kỹ năng cơ bản liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc của họ. Bằng cách này, nhân viên có thể học các hoạt động khác nhau ngoài nhiệm vụ chính của họ.

Qua đó giúp người lao động định hướng phát triển nghề nghiệp trong tương lai, giúp công ty xây dựng đội ngũ lao động chất lượng, duy trì hoạt động ổn định và phát triển của công ty.

Một số kiến ​​thức cần được trang bị cho những nhân viên mới trong quá trình này bao gồm:

• Tổng quan về thị trường địa phương, ngành công nghiệp, sản phẩm và dịch vụ mà công ty hoạt động.
• Có kiến ​​thức cơ bản về vị trí mà nhân viên mới đảm nhận.
• Nội dung công việc và đặc thù của từng vị trí.
• Tay nghề cao hoặc công ty đào tạo.
• Các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp và thuyết phục, làm việc nhóm, kỹ năng tiếp thị qua điện thoại, kỹ năng đàm phán, kỹ năng giải quyết vấn đề,…

Bước 5: Đánh giá

Sau khi giới thiệu nhân viên mới, người sử dụng lao động nên trò chuyện cởi mở và thân thiện với nhân viên của họ và lắng nghe những gì họ nói.

Nhận phản hồi tốt và đánh giá những kiến ​​thức mà người mới tuyển dụng đã thu được trong quá trình đào tạo.

Việc đánh giá này giúp các công ty có cái nhìn tổng quan về kỹ năng thực tế của nhân viên và hình thành các định hướng phát triển nghề nghiệp theo nhu cầu và nguyện vọng, cũng như kế hoạch phát triển nhân viên của họ. Ngoài ra, các đánh giá cũng giúp công ty cải thiện quy trình đào tạo tuyển dụng mới để công khai tốt hơn trong các đợt tuyển dụng tiếp theo.

Các lưu ý trong việc đào tạo nhân viên mới

Để tránh nhầm lẫn và thiếu chuyên nghiệp ở nơi làm việc, các công ty nên chuẩn bị tốt các thông tin cần thiết về các chính sách và quy định hiện hành, cũng như các công cụ và thiết bị cần thiết cho công việc của nhân viên mới.

Thể hiện giá trị của văn hóa công ty năng động, thân thiện và gắn kết là điều quan trọng để những người mới tuyển dụng có cái nhìn hấp dẫn, tích cực và quan tâm đến việc phát triển hơn nữa trong môi trường làm việc chuyên nghiệp và nhân văn.

Các nhà quản lý và đào tạo phải có đủ kinh nghiệm và chuyên môn để chịu trách nhiệm hướng dẫn và đưa ra các thông điệp rõ ràng cho những người mới tuyển dụng và thu hẹp khoảng cách giữa họ.